Десять советов event-менеджеру, или Что такое «классный сервис»?

Отрасль, которую мы называем event (организация праздников, конференций и выставок, если по-русски), развивается и крепнет на глазах. Корпоративные клиенты – крупные российские и западные компании, - все чаще предпочитают передать «эту головную боль» в руки профессионалов. Тем более, что коммерческие отделы event-агентств охотно обоснуют, почему покупка услуг у них, несмотря на, казалось бы, «эффект посредника», обойдется даже дешевле, чем, если бы вы бронировали билеты, проживание, конференц-залы напрямую. И это действительно так. Но вот насколько продолжительным и надежным будет избавление от «головной боли»? Разве не может «профессиональный менеджер» event-компании стать источником новых неприятностей?

«Никак нет!» - отрапортуют вам жаждущие сотрудничества агентства.

«Может-может», - скажу вам я, прошедшая в этом бизнесе путь от менеджера проектов через руководителя проектного отдела до директора по развитию.

Но еще охотнее я расскажу, что нужно делать event-менеджеру, чтобы стать для своего клиента самым надежным «аспирином».

Внимание event-менеджерам: вот как вы сможете стать незаменимым (а, значит, высокооплачиваемым!) в своем деле!

Внимание руководителям event-агентств: вот чему вам следует научить ребят!

Внимание корпоративным заказчикам: вот каким event-менеджером вам следует дорожить… вот какого менеджера вам нужно требовать!

Совет ПЕРВЫЙ

Оплачивая организацию Event-мероприятия, клиент хочет приобрести не «Отель + Трансфер + Банкет». Он хочет приобрести «Отель + Трансфер + Банкет + Вовремя + С аккуратно оформленными документами + С доброжелательной улыбкой». Важнейшей составляющей востребованных услуг по-прежнему является классный сервис. Клиент может начать работать с вами, привлеченный низкими ценами, но не существует скидки, способной компенсировать медлительность, невнимательность и грубость.

Совет ВТОРОЙ

Выясните потребности человека, который отвечает за организацию мероприятия со стороны клиента. Может быть, ему поставлена жесткая задача вписаться в бюджет. Может быть, бюджет варьируется, но критичны даты. Может быть, речь идет о конференции повышенной важности, и ваш взволнованный контрагент хочет получать ежесекундную информацию о каждой мелочи. А, может быть, напротив, он будет счастлив переложить решение всех вопросов на ваши плечи. Не понимая потребностей человека, находящегося «по ту сторону баррикады», вы рискуете сделать сотрудничество некомфортным для него.

Совет ТРЕТИЙ

Возьмите лист бумаги, карандаши и спланируйте подготовку к мероприятию, нанеся на прямую времени основные «вехи»: итак, «день Икс» наступит 22 декабря, это значит, что цветы привезут вечером 21 декабря, мебель – двумя днями раньше, договор нужно будет подписать за месяц, а провести оплату – за три недели. Но, значит, заказать мебель необходимо завтра, а приступать к согласованию договора следовало… вчера! Принцип «обратного отсчета» помогает не терять слишком много времени на старте, чтобы накануне event’а не впадать в состояние «Все пропало, шеф!», и, действительно, совершать ошибки…

Имея план, вы сможете «вести» своего клиента по проекту, предупреждая неточности и задержки с его стороны. Кажется, вы действительно думаете головой и знаете, что делаете… а не просто ждете указаний. Вы же – «менеджер»,